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O que é benchmarking e como aplicar na área de benefícios?

A correta gestão de benefícios pode promover uma série de vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários, como a melhoria do clima organizacional e o aumento do grau de produtividade. Por isso, é importante entender o que é benchmarking e como usá-lo.

Na prática, você pode pensar o benchmarking como uma ferramenta para o aprendizado e a melhoria. Ele permite identificar boas práticas de empresas líderes, depois, adotá-las dentro do seu local de trabalho, tendo em vista a realidade do negócio e o perfil dos seus talentos.

Entretanto, para que o benchmarking seja bem-feito, é preciso ter atenção a certas etapas, como a correta seleção das fontes de aprendizado, o tratamento dos dados obtidos e a hábil implementação no trabalho. Assim, seus resultados serão verdadeiramente grandes.

Adiante, aprofundarei o tema. Explico exatamente o que é benchmarking, como aplicá-lo aos benefícios e como monitorar seus resultados. Continue com sua leitura.

Afinal, o que é benchmarking?

Nos negócios, não é incomum fazer comparações. Por exemplo, será que seu processo de recrutamento e seleção é tão bom quanto o das organizações líderes de mercado? Ou ainda, por qual razão o setor de vendas retém mais talentos que o departamento financeiro?

Portanto, toda empresa faz algum tipo de comparação, mas, geralmente, de modo informal e pouco estruturado, o que prejudica os resultados e inibe os aprendizados associados.

Em essência, o benchmarking consiste em um processo de comparação. Seu propósito é comparar coisas de maneira sistemática, permitindo identificar as diferenças, diagnosticar os erros e os acertos. Em tradução livre, benchmarking significa “avaliação comparativa”.

Por esse motivo, neste artigo, utilizo o seguinte conceito: benchmarking é um processo de avaliação comparativa que permite às organizações aperfeiçoarem suas rotinas, produtos e tecnologias, entre outras coisas que podem promover um desempenho superior.

Para a área de benefícios, o benchmarking pode ajudar a avaliar os benefícios que estão sendo fornecidos aos colaboradores, assim como as rotinas gerenciais e tecnologias ligadas ao assunto (entre outras coisas), utilizando-se de determinadas bases comparativas.

Quais os diferentes tipos de benchmarking?

Existem muitos tipos de benchmarking, sendo importante conhecê-los melhora para entender o que faz sentido para a área de benefícios. Na prática, há dois grandes blocos de avaliação comparativa: o interno e o externo, que podem apresentar várias subdivisões.

Benchmarking interno

Como o nome sugere, o benchmarking interno é aquele que olha para o que ocorre dentro da própria empresa, tendo por objetivo fazer certas comparações e diagnosticar as melhores práticas, depois padronizá-las para o desenvolvimento do negócio ou das suas equipes.

O benchmarking interno pode ocorrer em diferentes níveis, sendo os mais comuns:

  • unidade de negócio: entre as filiais do mesmo empreendimento;
  • departamento ou área: entre os setores, como o financeiro, RH ou marketing;
  • equipe ou indivíduo: entre os talentos e times, avaliando ações individuais.

A principal vantagem do benchmarking interno é a qualidade e facilidade na coleta das informações, além da maior agilidade. Como a avaliação ocorre no ambiente interno e não envolve agentes externos, torna-se mais fácil e seguro realizar levantamentos e análises.

Benchmarking externo

O benchmarking externo é ainda mais conhecido, dado que os agentes que estão fora da empresa representam uma fonte infinita de inspiração e melhoria. Quase sempre existem grandes oportunidades de aprendizado com outras empresas, inclusive com as rivais.

Também existem diferentes tipos de benchmarking externo, sendo os mais comuns:

  • competitivo: avaliação comparativa de competidores diretos;
  • funcional: avaliação e aprendizado com organizações de áreas distintas.

Na avaliação comparativa externa, muita coisa pode ser algo do avaliador, por exemplo: o posicionamento do negócio no mercado, a eficiência dos processos produtivos, os custos de produção e a qualidade dos produtos. É importante, então, definir com clareza o foco.

Quais os princípios para realização do benchmarking?

A realização do benchmarking demanda atenção com alguns princípios, como a clareza, o aprendizado e o cuidado com aspectos legais. Caso esses princípios sejam deixados de lado, a avaliação comparativa pode gerar mais prejuízos que benefícios ao empreendimento.

Clareza sobre o que avaliar

Em primeiro lugar, é preciso ter muita clareza sobre o que avaliar. Quanto maior o escopo de avaliação, mais recursos (como tempo, energia e dinheiro) serão necessários para coletar, organizar e estudar as informações. Tornando-se, então, algo muito dispendioso.

Portanto, ao invés de realizar um benchmarking genérico e confuso, tenha um ponto focal bem descrito. Ou melhor, seja específico sobre o que deseja avaliar e melhorar. Neste artigo, por exemplo, o foco está na avaliação para o aperfeiçoamento do programa de benefícios.

Processo avaliativo bem-estruturado

O benchmarking não é um processo contínuo. Muito pelo contrário, deve contar com um início, meio e fim, de modo que sua empresa consiga definir os parâmetros iniciais, depois colocar a “mão na massa” com a equipe e então aprender com as informações obtidas.

Infelizmente, muitas vezes, os gestores não contam com um processo bem-estruturado e iniciam um benchmarking sem compreender seu início, meio e fim. Isso exige mais esforço, demanda mais tempo e ainda reduz os benefícios provenientes da avaliação comparativa.

Compromisso com aspectos legais

O processo de benchmarking pode envolver situações delicadas, sobretudo quando feito com informações de agentes externos (empresas rivais, por exemplo). Caso as informações necessárias sejam captadas de modo indevido, toda a empresa pode ser prejudicada.

Portanto, busque sempre respaldo legal. Tenha certeza de que está coletando informações que não comprometem a segurança jurídica da sua empresa. Jamais utilize golpes ou ações ilegais para acessar bancos de dados ou informações confidenciais de outras companhias.

Nunca copie a concorrência

Muitos profissionais têm uma noção equivocada do benchmarking, utilizando-o como um tipo de ferramenta para copiar a concorrência. Isso pode prejudicar de várias maneiras sua empresa, inclusive ao torná-la menos competitiva, rentável e inovadora no mercado.

Lembre-se sempre: copiar não é a chave. Isso porque cada empresa é um sistema diferente — e o que funciona bem em uma pode ser um problema para outra. O melhor é olhar para o benchmarking como um mecanismo para aprendizado, melhoria e desenvolvimento.

Qual a importância do benchmarking para as empresas?

Quando bem-realizado, o benchmarking pode promover uma enorme quantidade de benefícios para a empresa, seus respectivos colaboradores e até clientes finais. Por exemplo, o aumento da produtividade diária e a redução de falhas operacionais.

Os tipos de benefícios dependem muito do modelo de benchmarking (interno ou externo) e do foco atribuído à avaliação comparativa. Mesmo assim, alguns dos mais comuns são:

  1. melhoria de rotinas (processos) de trabalho;
  2. desenvolvimento de produtos (bens ou serviços) de ponta;
  3. adoção ou aprimoramento de tecnologias gerenciais;
  4. redução de custos não estratégicos ao empreendimento;
  5. aprendizado com as melhores práticas de agentes internos ou externos;
  6. redução de falhas ou inconsistências ao longo do expediente;
  7. geração de novas ideias e aumento da inovação;
  8. aprimoramento das estratégias de atuação no mercado.

Em última análise, todos esses benefícios podem promover algo ainda maior: o aumento da competitividade do empreendimento, permitindo que o negócio tenha resultados superiores à média do seu mercado. Desse modo, também é possível crescer e melhorar as margens.

Ao olhar especificamente para o RH, os benefícios listados anteriormente continuam valendo. Logo, torna-se mais fácil construir rotinas de gestão de pessoas, reduzir custos não estratégicos e desenvolver ideias, entre outras coisas, que agregam mais competitividade.

Como fazer o benchmarking na área de benefícios?

Agora que compreender melhor o que é benchmarking, quais seus tipos e vantagens, é o momento ideal para entender seu passo a passo na área de benefícios. É necessário pontuar que a aplicação do benchmarking depende de trabalho inteligente, conjunto e consistente, aplicando diferentes recursos a um objetivo claro de análise comparativa. Veja mais, agora.

Defina claramente o que quer avaliar

O primeiro passo é ter clareza sobre o que deseja avaliar na gestão de pessoas. Você pode pensar: “bom, é a gestão de benefícios”. Mas o que, mais especificamente, dentro da gestão de benefícios? Quanto mais clara for sua resposta, mais eficaz será o benchmarking.

Veja que dentro da própria gestão de benefícios há muito o que estudar, como os tipos de benefícios oferecidos, as rotinas de pagamento dos benefícios ou as tecnologias de gestão dos resultados associados. Pode ser, também, um misto de tudo isso — o que exigiria um esforço maior para coletar informações, depois analisá-las e utilizá-las no aprendizado.

Portanto, neste primeiro passo, sua missão é responder às seguintes questões: o que será avaliado com o benchmarking? Quais atributos da gestão de benefícios são importantes e dignos do esforço avaliativo? Assim, saberá exatamente qual direção seguir.

Identifique seus pontos de referência

Agora que já sabe o que avaliar, é hora de dar o segundo passo e definir seus prontos de referência. Pense no ponto de referência como o agente (interno ou externo) que servirá de base para sua análise comparativa, promovendo seu aprendizado e desenvolvimento.

Na avaliação comparativa da gestão de benefícios, o mais comum é estabelecer outras empresas como pontos de referência (competidoras diretas ou não, fica a seu critério). Opte, por exemplo, por empresas que são líderes em qualidade de vida no local de trabalho e têm ótimas taxas de retenção de talentos. Selecione entre duas e quatro empresas, não mais.

Tais empresas serão seus pontos de referência para a avaliação comparativa. Em outras palavras, você deve comparar suas práticas com as dessas empresas, depois avaliar as lacunas existentes, pontos fortes e fracos, tendo sempre em vista o aprendizado.

Colete cuidadosamente seus dados

O terceiro passo é a efetiva coleta de dados sobre gestão de benefícios. Pense nesses dados como as unidades básicas de conhecimento, pois eles serão estruturados para análises mais profundas e que gerem ótimos insights para o empreendimento e setor de RH.

Há muitas formas de coletar dados, sendo preciso identificar a melhor para o seu caso. Por exemplo, você pode visitar a página de carreiras (trabalhe conosco) das organizações eleitas como ponto de referência, avaliar a descrição das vagas de emprego e até conversar com ex-funcionários, como estagiários ou analistas de RH que já passaram pelo negócio.

É importante que seus dados contem com três Vs: veracidade, volume e variedade. Ou seja, devem ser verdadeiros, razoavelmente volumosos e de fontes variadas, de modo que tenha mais segurança quanto à qualidade dos dados. Lembre-se de respeitas os aspectos legais.

Realize sua efetiva avaliação comparativa

Veja que você já definiu o que avaliar, estabeleceu suas referências e coletou os dados, então é necessário dar o quarto passo, que é realizar a avaliação comparativa. Nesse caso, a missão é fácil de entender: comparar suas práticas de gestão com as práticas de empresas líderes.

Liste, por exemplo, sua atual cesta de benefícios e compare isso com suas referências. O que as outras empresas oferecem de diferente? Isso faz sentido para o seu perfil de talentos? Os seus benefícios parecem inferiores ou superiores, em média? As tecnologias para gestão dos benefícios distinguem? Se sim, como? Faça comparações claras e responda com franqueza.

Tenha sempre em mente que o objetivo não é copiar, mas aprender e melhorar. Se alguns benefícios adicionais — como cartão premiação ou multibenefícios — fazem sentido para o seu negócio e perfil de colaboradores, então aproveite para adotá-los ao trabalho.

Como analisar os resultados do benchmarking?

O benchmarking deve promover resultados reais para o setor de recursos humanos, em especial para a gestão de benefícios. A questão é: como analisar esses resultados e verificar se houve melhorias efetivas? Existem meios qualitativos e quantitativos de fazer isso.

Primeiro, converse com as pessoas envolvidas na gestão de benefícios. Verifique se elas conseguem enxergar melhorias e quais, exatamente. Além disso, colete dados quantitativos (os numéricos) para verificar se houve melhorias nos resultados-chave após a adoção do benchmarking e aperfeiçoamento da gestão de benefícios. Alguns números úteis são:

  • nível de fidelidade dos funcionários (E-NPS);
  • índice de rotatividade dos colaboradores (turnover);
  • taxa de assiduidade ao trabalho;
  • índice de satisfação com os benefícios da empresa;
  • tempo médio dos talentos no quadro de trabalho.

Quando você aprimora sua gestão de benefício, atentando para as melhores práticas do mercado, alcança uma série de outras vantagens na gestão de pessoas. Assim, números de fidelidade, assiduidade e retenção, entre outros, podem ser expressivamente melhorados.

Veja, agora você está por dentro do assunto e entende o que é benchmarking. Para melhorar sua gestão de benefícios, além de avaliar comparativamente outras empresas, é importante contar com boas parcerias. Nesse aspecto, a Eucard pode ajudar, pois fornece tecnologia em cartões de benefícios que melhoram a gestão diária e agregam grandes resultados ao RH.

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