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Como calcular o custo de um funcionário para a minha empresa?

Gerir corretamente os recursos de uma empresa é um processo bastante complexo, pois ele envolve uma série de critérios. Além das finanças, os seus recursos humanos também devem estar sempre em primeiro plano, pois é bem difícil apontar a real rentabilidade da equipe quando não se sabe como calcular o custo de um funcionário dentro do seu negócio.

Desde a contratação, é necessário ter em mente o quanto cada funcionário representa em seu orçamento e qual é a produtividade desejada. A princípio, pode ser difícil apontar um número mais preciso, já que há muitos fatores a serem considerados além do pagamento. Porém, com um pouco de orientação, é possível fazer esse cálculo e usá-lo para melhorar a gestão da sua equipe.

Se você quer entender como calcular o custo de um funcionário, acompanhe.

Por que calcular o custo de um funcionário?

Muitos negócios, especialmente os de médio porte ou menores, tendem a simplificar a gestão de recursos humanos, especialmente quando a equipe é pequena. Porém, mesmo nesse estágio, ainda é importante saber como calcular o custo de um funcionário. Alguns dos principais motivos para isso estão a seguir.

Manter um orçamento equilibrado

No planejamento financeiro da empresa, todos os custos devem ser discriminados e esclarecidos, incluindo aqueles direcionados à manutenção da equipe. Dessa forma, você saberá quando custa manter as atividades de cada funcionário e pode planejar a atuação da empresa de acordo. Porém, para isso, você precisa saber fazer o cálculo correto.

Se houver algum erro no custo previsto de cada funcionário, então é bem provável parte do orçamento se perca todo mês. E quanto mais esse erro persiste, mais a empresa tende a perder.

Definir o salário

O processo de recrutamento e seleção é uma das principais responsabilidades do setor de RH. Porém, é bom lembrar que esse processo leva em conta também a manutenção financeira, produtividade e rentabilidade do negócio. Sendo assim, antes de escolher um candidato para uma vaga e definir seu salário, é necessário ter em mente quanto esse profissional trará para a empresa.

Diferentes cargos possuem diferentes especificações de salário, de acordo com a categoria, além de possuírem diferentes pesos na produtividade geral da empresa. Se você sabe como calcular o custo de um funcionário, então será mais fácil definir um salário adequado para a produtividade esperada.

Controlar aspectos tributário e fiscal

Uma das principais dificuldades na hora de calcular o custo de um funcionário é que, além do salário, também há muitos custos associados a tributos. Toda empresa deve contribuir com a previdência, prestar contas com relação às atividades de cada membro da equipe, entre outras obrigações que geram despesas de forma direta e indireta.

Mesmo que haja algum incentivo fiscal envolvido, ainda é necessário levar em conta o tempo e o trabalho necessários para reunir a documentação e manter o registro de cada colaborador em dia. Se você não levar isso em conta, é bem provável que o orçamento comece a ficar muito pesado.

Estabelecer os custos de manutenção da equipe

Por fim, saber como calcular o custo de um funcionário também é necessário para apontar quanto é o custo total de manter as atividades em um setor ou uma equipe. Uma informação muito importante para todo o planejamento financeiro da empresa e para a análise de desempenho dentro do seu negócio.

Quando esse fator não é levado em conta durante a elaboração de um setor e o custo total é maior do que a contribuição para a rentabilidade da empresa, pode ser necessário começar a cortar custos no RH. Algo que pode dificultar a manutenção dos processos da empresa.

Quais variáveis afetam o custo de um funcionário?

Como já mencionamos, há um grande número de fatores que a serem considerados quando você pensa em como calcular o custo de um funcionário. Vários dos quais não estão totalmente sob seu controle.

Também há casos específicos de acordo com a localidade e o cargo, mas separamos aqui alguns dos componentes que possuem maior relevância. Confira.

Salário

Esse será o ponto de partida para a maior parte dos cálculos aqui, mas está longe de ser o único. O salário bruto e líquido de um profissional é determinado por uma série de fatores, como o salário mínimo estipulado por lei, cargo, piso e teto salarial estabelecido pelo sindicato, entre outras coisas. Além disso, é esperado que o salário receba reajustes de acordo com a inflação, além da possibilidade de aumento de acordo com alcance de metas e produtividade.

Horas extras

Além do salário, também é possível que um funcionário receba por horas extras, as quais devem ser pagas com um adicional de 20%, mas limitado a duas horas extras por dia. Considerando que é o profissional quem decide permanecer na empresa cumprindo suas tarefas ou não, é importante levar isso em conta no orçamento.

Isso nem sempre é um problema, já que as horas extras também implicam em maior produtividade e rentabilidade. Mas ainda é importante manter esses fatores em mente antes de fazer novas contratações, pois essa pode ser uma despesa de curto prazo inesperada.

Férias e 13º

Uma despesa mais previsível é o adicional de férias e o 13º salário, os quais devem ser pagos ao menos uma vez por ano. O 13º é pago em duas parcelas, sendo a primeira no meio do ano e a segunda próxima do final. Já o adicional de férias é pago quando o colaborador pede suas férias anuais, logo antes de sair.

Mantenha em mente também que é possível que o funcionário “venda” suas férias. Isso acontece quando elas não são solicitadas e, ao invés disso, ele apenas continua trabalhando no mesmo período. Nesse caso, também deve ser pago o valor relativo ao trabalho realizado, o qual não era obrigatório.

Tributos

Este é um dos pontos que mais geram dificuldades na hora de calcular o custo de um funcionário, independente do setor ou do cargo. Existem vários impostos e encargos trabalhistas que precisam ser pagos para cada funcionário com CLT, muitos dos quais são diferentes de acordo com o seu regime tributário e porte da empresa.

Isso causa bastante confusão em alguns empreendedores, especialmente com a atualização desses valores a cada ano. Por isso que a maioria busca ajuda profissional para fazer essa análise ou investe em ferramentas que auxiliam nesse planejamento.

Contribuição previdenciária

Outro fator que não pode ser esquecido é a contribuição previdenciária do colaborador. Esse é o dinheiro que irá determinar sua aposentadoria durante a velhice. Esse valor é estipulado em 20% do salário bruto do colaborador e é uma obrigação da empresa. Ao fazer seu planejamento financeiro e anunciar uma vaga, é importante ter esse valor em mente e diferenciá-lo do salário líquido.

Benefícios

Outro ponto muito importante nesse cálculo é a inclusão de diferentes benefícios que são oferecidos para sua equipe. Uma parte do pagamento da equipe geralmente vem na forma de benefícios como vale transporte, vale alimentação/refeição, entre outros. Muitos dos quais são obrigatórios para profissionais que trabalham em tempo integral.

Felizmente, é possível conseguir um acordo melhor em alguns desses benefícios, fazendo com que você entregue mais valor aos funcionários em relação ao que paga. Porém, ainda é necessário levar em conta esse cálculo no orçamento.

Possíveis faltas

Quando você pensa em como calcular o custo de um funcionário, além de levar em conta todas as despesas diretas, também é ideal considerar possíveis perdas ao longo do caminho. Um dos casos mais comuns é o absenteísmo, ou seja, a frequência com a qual certos colaboradores faltam ao trabalho.

Na prática, cada falta pode custar até dois dias de rentabilidade, já que não só se perde o dia que não foi produzido como também é possível ter um atraso devido à falta. Porém, se você levar essa possibilidade em conta desde o momento da contratação, então será mais fácil conciliar faltas por doença ou para exames com as rotinas de trabalho, assim como acontece com férias e feriados.

Como calcular o custo de um funcionário?

Para facilitar a visualização do cálculo, vamos utilizar um exemplo bem simples, com um funcionário hipotético que recebe R$1000,00 por mês. Também vamos considerar que a empresa está incluída no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real, pois essas estão sujeitas a mais custos do que aquelas que fazem parte do Simples Nacional.

Primeiro, você deve considerar todos os fatores a serem levados em conta:

  • Férias = 11,11%;
  • Salário Educação = 2,5%;
  • Descanso Semanal Remunerado = 20%;
  • INSS = 20%;
  • Sistema S = 3,3%;
  • 13º Salário = 8,33%;
  • FGTS = 8%;
  • Seguro de Acidente de Trabalho = 1% a 3%.
  • Provisão Mensal = R$ 210,00.

Somando todos os valores e os descontos relativos ao INSS e Vale Transporte, temos um total aproximado de R$1700 por funcionário por mês. Um adicional de 70% em relação ao salário base. E isso não leva em conta outras despesas particulares, como a ajuda de custo CLT. Porém, com esse número em mente, já é possível se planejar de acordo.

Digamos também que haja um total de 5% de faltas em um ano. Nesse caso, você também estará pagando por esses dias, mesmo que eles não sejam produtivos. No melhor dos casos, a falta já é prevista e não apresenta atrasos, o que resulta em um pequeno adicional anual no orçamento.

Como gerenciar a relação de custo e resultado?

Além de pensar em como calcular o custo de um funcionário, também é necessário entender como utilizar essa estimativa para determinar valores como salário ou benefícios. E, claro, para acompanhar o desempenho da equipe e determinar se a contratação está trazendo um saldo positivo para a empresa como um todo.

Digamos que haja uma equipe com 5 funcionários e cada um receba R$2.000 por mês. Nesse caso, a rentabilidade que eles proporcionam precisa ser superior a R$10.000 por mês, sem levar em conta outros custos com manutenção do setor, ferramentas e outras despesas.

É uma comparação simples, mas que pode ser difícil de enxergar na prática, já que há muitos fatores e complicações envolvidos em medir a real produtividade da equipe. Nesse ponto, o melhor a fazer é utilizar a tecnologia a seu favor, com ferramentas de gestão para comparar o custo e a rentabilidade de cada funcionário.

Vejamos alguns dos principais benefícios que você pode obter ao investir nas ferramentas certas.

Automação de processos

Um dos principais recursos oferecidos por muitas ferramentas de gestão é a possibilidade de automatizar certos processos, como o registro de dados e desempenho, emissão de relatórios, entre outros. Isso significa que você terá menos trabalho para reunir informações e avaliar o custo de um funcionário, assim como sua rentabilidade. Isso pode ser muito útil para promover a redução de custos na empresa, pois libera seu tempo e sua equipe para se dedicarem a outras tarefas.

Dados mais precisos

Atualmente, a maioria das empresas se tornou complexa demais para que decisões sejam tomadas por simples observação ou experiência não é mais uma boa opção. Mesmo que você saiba como calcular o custo de um funcionário, é mais confiável utilizar métricas de desempenho para corroborar suas decisões.

Para isso, também é importante que seus dados sejam precisos e confiáveis. Algo que é mais fácil de obter com a ajuda de softwares de gestão e monitoramento. Dessa forma, você saberá exatamente quais forma os resultados de cada colaborador e poderá tomar uma decisão com mais confiança.

Análises mais detalhadas

Por fim, mas não menos importante, o cálculo do custo de um funcionário, assim como a gestão do seu desempenho e rentabilidade, dependem não só da coleta e observação de dados, mas também de uma análise aprofundada. E, para isso, o ideal é ter as ferramentas certas.

Com a tecnologia, é possível comparar métricas em longos períodos de tempo com maior facilidade, além de traçar correlações que não seriam tão visíveis. Algo muito importante para avaliar o desempenho da sua equipe.

Agora que você entende como calcular o custo de um funcionário, é hora de usar esse conhecimento para melhorar seu planejamento. A longo prazo, isso fará uma grande diferença em seu orçamento e no desempenho do RH.

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