Adotar medidas para melhorar a administração financeira do negócio é fundamental para manter o equilíbrio do orçamento. Uma das boas práticas de gestão dos recursos financeiros é classificar as despesas em custo administrativo e custo operacional, porém, muitas pessoas não sabem a diferença entre esses dois tipos de despesas. Se esse é o seu caso, vem comigo que explicarei tudo sobre o assunto!

O que é custo operacional?

Ao contrário do que muitas pessoas podem pensar, o custo operacional não está relacionado às despesas de fabricação de um produto, mas sim a todas as despesas essenciais para o funcionamento da empresa e que não têm relação direta com o core business do negócio, como, por exemplo:

  • aluguel;
  • conta de água, luz, internet e telefonia;
  • impostos municipais, estaduais e federais;
  • folha de pagamento;
  • seguros;
  • marketing;
  • materiais de escritório;
  • aquisição e manutenção de equipamentos.

E o que é o custo administrativo, então?

O custo administrativo é um tipo de custo operacional, tendo em vista que esse último é dividido em despesas comerciais, administrativas e específicas. Para que você compreenda melhor a definição de custo administrativo, vou explicar cada um desses tipos, ok?

Os custos comerciais referem-se a todas as despesas relacionadas ao processo de venda, como marketing, comissão por venda, atendimento pós-venda. Já os custos administrativos são aqueles referentes à manutenção do funcionamento da empresa, como os listados acima, exceto o marketing.

Quanto aos custos específicos, como o próprio nome sugere, são despesas relacionadas a processos particulares a cada empresa. Como você pode ter percebido, todas essas despesas não estão ligadas diretamente ao core business do negócio, que é o que caracteriza os custos operacionais.

Repare que a causa da confusão entre os custos administrativos e operacionais é o fato de o primeiro ser uma tipificação do segundo e, portanto, semelhante, mas não equivalente.

Por que classificar os custos em diferentes tipos?

Classificar os custos é fundamental para manter a rentabilidade do negócio. Por exemplo, se o empresário, empreendedor ou gestor desejar aumentar sua margem de lucro, oferecer o seu produto ou serviço por um preço mais competitivo no mercado ou precisar realizar um corte de gastos, será mais fácil visualizar quais despesas estão onerando mais a empresa, quais podem ser cortadas do orçamento e o quanto será economizado.

Além disso, classificar as despesas da empresa possibilita um melhor monitoramento e controle do orçamento e identificação de quais investimentos impactam significativamente ou não nos resultados da empresa.

Dicas para reduzir os custos administrativos 

É preciso cautela no momento de reduzir os custos administrativos, uma vez que muitos deles interferem diretamente na qualidade do produto ou serviço. A título de exemplo, se o empresário, empreendedor ou gestor desejar reduzir os custos e, para isso, optar por trocar o plano de internet da empresa por um mais barato, pode acabar comprometendo os processos que dependem do acesso à internet se o novo plano for de uma operadora que não possua uma rede estável ou o pacote de dados for muito aquém do que o empreendimento precisa para funcionar adequadamente.

Sendo assim, é preciso avaliar muito bem antes de cortar gastos e ver todas as possibilidades de reduzir o custo sem comprometer a performance do negócio. Pensando nisso, selecionei um conjunto de dicas de como reduzir os custos administrativos sem comprometer o negócio.

Atualize processos obsoletos

Uma forma de reduzir os custos administrativos sem pôr em risco o desempenho do negócio é rever os processos da empresa e atualizar aqueles que estão obsoletos, dado que algumas práticas ultrapassadas tendem a onerar mais o orçamento.

Por exemplo, atualmente, há diversos softwares capazes de substituir o trabalho manual, eliminando o risco de erro humano e otimizando as atividades por um valor inferior ao de uma ampla equipe de funcionários.

Monitore as despesas com transporte

Manter uma frota de veículos sai bem caro para uma empresa, mas é possível reduzir custos nesse setor sem comprometer os processos de transporte. Por exemplo, se investir em manutenção preventiva, há menos chances de acidentes e, consequentemente, gastos com conserto ou compra de um novo veículo e indenizações.

Outra forma é realizar o planejamento de rotas, considerando a qualidade da estrada, o número de pedágios e o tempo de viagem. Além disso, é interessante dispor de uma plataforma que permita conferir os trajetos realizados pelos motoristas, a fim de evitar que eles saiam da rota planejada. Mais uma dica é investir em mecanismos de controle de gastos com combustível e pedágio, como o Eucard Combustível e o Eucard Tag, que permitam o monitoramento do orçamento destinado para o pagamento das despesas.

Tenha cuidado com a tributação

Mais uma dica de como reduzir custos administrativos sem comprometer a performance do negócio é estar atento à tributação, pois muitas empresas pagam mais do que precisam e o atraso do pagamento pode acarretar em multa.

Nesse sentido, conte com uma boa equipe financeira ou uma consultoria especializada que avalie cuidadosamente todos os impostos pagos pela empresa e monitore o dia de pagamento de todos os tributos.

Gerencie o uso de espaços

Por fim, gerencie muito bem as instalações da empresa, como os estoques de matérias-primas ou produto acabado, por exemplo, pois é possível organizar esses ambientes de modo a melhor aproveitar o espaço. Assim, se a empresa conta com três estoques, ela pode diminuir para dois, eliminando os custos com o aluguel do terceiro estoque.

Além disso, é possível realizar uma grande economia se a empresa aderir ao home office ou ao trabalho híbrido, pois os benefícios para essa modalidade de trabalho saem mais barato do que manter um prédio.

Como você pôde perceber, é fácil diferenciar o custo administrativo do custo operacional e é fundamental segmentar as despesas da empresa para melhor gerenciá-la. Ademais, você pôde constatar que é possível realizar a redução de custos administrativos sem comprometer o desempenho da empresa.

Espero ter ajudado você a compreender melhor sobre o assunto e, se desejar conferir mais artigos sobre gestão de negócios, assine a newsletter da Eucard para receber em primeira mão os conteúdos exclusivos para assinantes!