Gestão de benefícios: guia completo para PMEs

Gestão de benefícios: guia completo para PMEs

Nos últimos anos, promover uma boa gestão de pessoas tornou-se essencial para pequenas e médias empresas (PMEs). É preciso saber como atrair e reter talentos, além de formar boas equipes e promover engajamento. Nesse processo, a gestão de benefícios tem um papel-chave.

Infelizmente, faltam conhecimentos básicos sobre o assunto. O que é, exatamente, gestão de benefícios? Toda organização precisa oferecer benefícios? Quais são os melhores e como decidir quais oferecer aos meus funcionários? São questões frequentes e mal respondidas.

É por isso que vou respondê-las ao longo deste artigo. Mas, antes disso, é preciso frisar uma coisa: oferecer bons benefícios é o melhor caminho para garantir que profissionais talentosos façam parte da sua empresa e atuem como promotores da marca. Então, vale todo o seu investimento!

O que significa fazer a gestão de benefícios em PMEs?

De memória, você consegue listar ao menos um punhado de benefícios, como o vale-alimentação ou refeição, por exemplo. Há também o vale-combustível, o plano de saúde e o odontológico. Todos podem ser oferecidos, mas precisam ser bem gerenciados pelo empreendimento. Mas, afinal, o que significa gerenciar um benefício?

Em resumo, pense na gestão de benefícios como um conjunto de práticas para selecionar, organizar e disponibilizar benefícios, tanto obrigatórios quanto opcionais, aos profissionais ou equipes de trabalho, além de monitorar os resultados obtidos com eles.

Veja, então, que essa gestão está baseada em quatro pilares:

  • seleção dos benefícios corretos;
  • organização para o aproveitamento diário;
  • disponibilização aos profissionais e times;
  • monitoramento dos resultados obtidos.

Esses 4 pilares são essenciais para toda empresa, tanto grandes quanto PMEs. A grande diferença está no nível de acerto exigido. Grandes empresas possuem recursos excedentes e podem até falhar, enquanto PMEs não. É preciso ser certeiro e disponibilizar os melhores benefícios.

Então, podemos fechar com a seguinte definição: a gestão de benefícios em PMEs consiste nas etapas de seleção, organização e disponibilização dos benefícios certos, além do seu posterior monitoramento. Desse modo, é possível promover bem-estar aos profissionais e equipes.

Quais benefícios são obrigatórios e quais são opcionais?

Os benefícios podem ser classificados como obrigatórios ou opcionais. Como o nome sugere, os obrigatórios são exigidos por força da lei; os opcionais, não — ficam a critério de cada empresa, que podem disponibilizá-los em diferentes medidas aos profissionais.

O mais natural é que, ao compor sua cesta de benefícios, uma empresa conte com todos os obrigatórios e alguns opcionais. Isso gera uma motivação extra aos talentos, mostra que eles são importantes para o empreendimento e que podem contar com a empresa.

Em geral, os benefícios obrigatórios mais comuns são:

  • abono salarial;
  • vale-transporte;
  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • 13º salário;
  • auxílio-doença.

Os benefícios complementares (opcionais) são diversos. Confira, adiante, os principais:

  • assistência médica;
  • seguro de vida;
  • vale-alimentação;
  • vale-refeição;
  • assistência odontológica;
  • participação nos lucros e resultados;
  • vale-combustível.

Há muitos outros exemplos. O estacionamento é um benefício, o horário flexível no trabalho também. Até o happy hour pode ser considerado benefício. É preciso selecionar e gerenciar o conjunto de benefícios certos, pensando no bem-estar dos profissionais.

Como realizar uma ótima gestão de benefícios no dia a dia?

Como explicado, quatro pilares sustentam a gestão de benefícios. Seu sucesso vai depender do quão bem você trabalha com cada um deles. Adiante, aprofundei essa discussão.

Selecione os benefícios certos

Primeiro, é preciso selecionar os benefícios certos. Não adianta oferecer qualquer coisa aos profissionais ou equipes e esperar que eles respondam com entusiasmo. Para tanto, na hora de selecionar os benefícios opcionais, reflita sobre as seguintes questões:

  • esse benefício está alinhado ao objetivo da gestão de pessoas?
  • o benefício atende ao perfil comportamental dos seus colaboradores?
  • o orçamento do RH é suficiente para arcar com esse benefício?

O ideal é que as respostas para essas três questões sejam “sim”. Se o benefício não estiver alinhado ao seu objetivo (por exemplo, gerar engajamento), não couber no orçamento do RH, nem mesmo atender ao perfil dos talentos, será uma péssima decisão adotá-lo.

Organize os benefícios que selecionou

A segunda etapa da gestão consiste na organização. Mesmo que seja um bom benefício, você não pode oferecê-lo de qualquer maneira aos profissionais. Isso seria ruim tanto para os talentos quanto para a empresa. Portanto, é indispensável que exista organização.

O benefício será concedido mensalmente ou trimestralmente? Todos os talentos poderão tê-lo ou só aqueles que atingiram metas previamente fixadas? O que poderá resultar no fim desse benefício? Como ele será distribuído aos funcionários?

Veja que, nesse caso, você terá que organizar toda a “logística” de seus benefícios, avaliando como serão distribuídos, quando, para quem e a qual custo. Assim, a empresa terá uma maior margem de acerto e poderá garantir que os benefícios sejam bem aproveitados.

Disponibilize aos profissionais e times

Já selecionados os benefícios e organizadas as políticas, é hora de realmente disponibilizá-los aos profissionais e equipes de trabalho. Se isso não for feito ou se for realizado de modo precário, é possível que todo o trabalho anterior seja apenas perda de tempo.

Na hora de disponibilizar os benefícios, o mais indicado é contar com a ajuda da tecnologia. Você não precisa entregar a quantia (R$) do vale-alimentação nas mãos do profissional (isso seria mais demorado, além de arriscado), é possível contar com um cartão alimentação.

O cartão de benefícios é semelhante a um cartão de débito, mas tem seu uso delimitado e o valor disponível ao profissional é previamente depositado pelo empregador. Assim, é possível disponibilizar ao funcionário um cartão refeição ou alimentação, cartão combustível, entre outros benefícios.

Monitore os resultados alcançados

Nenhum processo gerencial está completo sem o monitoramento. Ao monitorar o que tem ocorrido com os benefícios e como eles estão sendo aplicados, é possível obter insights e até avaliar “gargalos” indesejados. Portanto, o monitoramento é algo essencial.

Então, de tempos em tempos, faça o monitoramento dos benefícios concedidos, analisando como eles estão sendo usados e qual é o nível de satisfação dos profissionais. E mais: busque averiguar se é possível melhorar e alcançar resultados superiores, o que é favorável à empresa.

Novamente, a tecnologia tem um importante papel nesse processo. É muito mais fácil monitorar o uso de um cartão de benefícios do que o montante entregue ao profissional, além de ser possível promover melhorias mais frequentes, pois a tecnologia está sempre evoluindo.

Qual é a importância da gestão de benefícios para a PME?

A gestão de benefícios promove uma enorme quantidade de vantagens para a pequena e média empresa. Em resumo, elas podem ser divididas em três: 1) melhora imediata da gestão de pessoas; 2) aumento do nível de produtividade diária; 3) promoção de uma empresa mais rentável.

No primeiro caso, ao oferecer bons benefícios, torna-se fácil obter resultados líquidos na gestão de pessoas. A atração e retenção de talentos será maior, a formação de bons times será mais fácil e o engajamento diário será significativamente superior.

Considerando que, de acordo com dados da Harvard Business, a correta gestão de pessoas resulta em empresas cerca de 51% mais competitivas que seus respectivos mercados, é algo bastante animador. E leva diretamente à segunda vantagem: a produtividade.

Se os profissionais estão engajados, podem entregar mais resultados com os mesmos recursos. Isso significa que existe um aumento de produtividade. No final do dia, a empresa poderá ter um saldo mais favorável, resultando em ganhos operacionais e financeiros.

Há, por fim, que se considerar a rentabilidade. PMEs que investem no bem-estar dos seus talentos são mais rentáveis, consequentemente mais saudáveis, prosperas e atraentes.

Esse incremento na produtividade é, em parte, resultado da chamada “economia em escala”. Como os talentos produzirão mais com os mesmos recursos, será possível reduzir os custos variáveis e obter uma maior margem de ganho, resultando na tal rentabilidade.

Como os benefícios impactam os colaboradores?

A gestão de benefícios é um jogo do tipo ganha-ganha. Ou seja: se por um lado a empresa é beneficiada, por outro os talentos também são. Há ganhos em termos de qualidade de vida, motivação diária e percepção de segurança no ambiente de trabalho.

O primeiro e mais notório benefício é o incremento no bem-estar. Os profissionais podem experimentar uma maior qualidade de vida, afinal, contam com benefícios adicionais. Eles podem ter ganhos extras com o cartão alimentação ou refeição, entre outros benefícios.

Além disso, há mais segurança. Muitos benefícios — como plano de saúde, odontológico, seguro de vida e até o plano de carreira — garantem que os talentos fiquem mais tranquilos no exercício de suas tarefas, já que sabem que estão razoavelmente protegidos.

Por fim, é necessário destacar o aumento da motivação diária. A criação de uma boa cesta de benefícios permite que os profissionais se sintam importantes, o que tem efeito direto no nível de motivação. Sendo assim, estarão mais engajados na realização das tarefas.

Existem muitas outras vantagens que são resultantes destas. O aumento da lealdade, a obtenção de um melhor clima de trabalho e a melhoria na comunicação interna são bons exemplos. A verdade é que, com os benefícios adicionais certos, todos saem ganhando.

Quais são os maiores desafios das PMEs ao oferecer benefícios?

É claro que a oferta de benefícios complementares envolve alguns desafios que devem ser contornados de modo inteligente pelo gestor. Neste tópico, destaquei 3 dos principais desafios: identificar o nível “ideal” de benefícios, evitar burocracia e criar boas parcerias.

Identificar o nível ideal de benefícios

O primeiro desafio é identificar o “ponto ideal” de benefícios. Pense no seguinte: até que ponto a oferta de novos benefícios vai gerar vantagens à empresa e quando a soma de novos benefícios não fará mais diferença? A resposta para essa questão é o “ponto ideal”.

O ponto ideal pode variar muito. Então, a dica é: comece com um conjunto básico, fazendo uso de benefícios adicionais que são realmente úteis aos empregados. Depois, com o tempo, adicione mais alguns itens até notar que chegou ao ponto ideal.

Evitar a burocracia diária

A burocracia pode ser entendida como trabalho adicional. O problema é que esse trabalho tira o foco de outras atividades e sobrecarrega o time, o que nem sempre é bom. Logo, outro desafio é contornar o aumento da burocracia resultante da oferta de benefícios.

Nesse caso, o mais adequado é contar com a ajuda da tecnologia. Como expliquei, você não precisa pagar o vale-alimentação em espécie, mas pode disponibilizar um cartão aos talentos. Isso torna o trabalho mais fluido e menos oneroso.

Selecionar parcerias estratégicas

A oferta de benefícios depende, em grande medida, da escolha de parceiros estratégicos. Imagine, por exemplo, que você deseja oferecer uma bolsa de estudo aos trabalhadores. Quais serão as instituições de ensino parceiras? Como selecioná-las?

Nesse caso, é possível ir a campo e buscar parceiros. O problema é que isso dá trabalho e demanda muita energia da equipe de RH. Para fazer a escolha certa e evitar a troca de fornecedor, vale a pena contar com uma empresa que já tenha uma ampla rede de benefícios e com parceiros estratégicos cadastrados.

Por que terceirizar esse serviço pode ser uma boa ideia?

A terceirização envolve alguns benefícios. O principal é que sua empresa não precisa se envolver com as etapas burocráticas, nem investir tempo com a seleção ou disposição dos benefícios adicionais. Tudo é feito pela empresa tomadora de serviço (terceirizada).

É preciso avaliar as opções disponíveis no mercado e selecionar a prestadora com melhor gestão de benefícios. Para isso, é crucial buscar por uma terceirizada inovadora, com ótima reputação no mercado e com tecnologias que facilitem a disposição dos benefícios.

No entanto, é preciso recordar que, com as tecnologias certas, sua empresa também pode oferecer bons benefícios sem grande trabalho. Um cartão de benefícios resulta em fluidez diária, deixando que o RH mantenha-se livre para realizar outras tarefas estratégicas.

Nesse último caso, você precisará estabelecer parceria com uma empresa capaz de emitir o cartão de benefícios. Por exemplo, a escolha da empresa de cartão alimentação ideal depende de algumas coisas, sendo ideal analisar em profundidade o seu produto (cartão) e conversar com um consultor.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Note que gestão de benefícios é um termo que envolve as etapas de seleção, organização, disposição e monitoramento de bons benefícios. Isso gera vantagens tanto para a empresa quantos para os profissionais e equipes, resultando em um jogo do tipo ganha-ganha. E para obter máximo proveito, é preciso contar com a tecnologia.

E então, gostou do artigo e está pronto para investir em gestão de benefícios? Agora aproveite para entrar em contato e entender como a Eucard pode ajudar você. Vamos lá!