Com mercados cada vez mais competitivos, é importante melhorar o uso do capital físico e humano da corporação. Por meio de uma boa gestão de folha de pagamento, é possível otimizar o desempenho da equipe, desenvolver novas soluções para a audiência e tornar o negócio mais lucrativo.

Nos últimos anos, o papel dos colaboradores se tornou estratégico na criação de projetos capazes de atender às novas necessidades dos clientes. Ajustes na gestão da folha de pagamento contribuem diretamente para melhorias nos processos internos, levam à redução de custos e aumentam o engajamento da equipe. Se você quer saber como melhorar esse aspecto da sua empresa, continue a leitura e confira as recomendações abaixo!

Qual é a importância de uma boa gestão da folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que envolve diversos dados quanto a remunerações pagas a cada colaborador da empresa, incluindo informações sobre salário, desconto, bônus, dias de trabalho, faltas, horas extras e demais registros referentes a cada colaborador.

Esse registro tem funções contábeis e fiscais, além de auxiliar no aspecto operacional. Desse modo, para o governo, ela funciona como um comprovante de arrecadação das verbas trabalhistas, permitindo o acompanhamento e verificação de possíveis irregularidades.

Sua gestão é fundamental para a empresa, pois nela é analisado o histórico do comportamento de cada colaborador, os ciclos de recebimento e os valores de remuneração. Por meio de um acompanhamento adequado desses dados é possível evitar problemas trabalhistas com os funcionários, não ter situações delicadas e prevenir indenizações referentes a processos legais dessa natureza.

Portanto, ela funciona de maneira determinante para o cálculo correto de tributos, definição dos benefícios, além de contribuir para o exercício dos aspectos legais e trabalhistas.

Como melhorar a gestão de folha de pagamentos?

Se deseja melhorar sua gestão da folha de pagamentos, está no lugar certo. Para lhe ajudar nessa tarefa, apresentamos algumas boas práticas importantes. Vale a pena conferir e implementar em seu negócio.

1. Faça um bom planejamento

Para evitar surpresas desagradáveis e retrabalho na folha de pagamento, um bom planejamento é fundamental. Assim, você consegue fazer projeções, entender quanto será pago e considerar investir em benefícios aos colaboradores a fim de motivá-los.

Além disso, com um bom planejamento é factível reservar os pagamentos de encargos trabalhistas e garantir as provisões para o 13º salário e das férias dos membros da sua equipe. Portanto, é fundamental cumprir essa tarefa.

É possível contar com boas soluções de tecnologia a fim de garantir maior automatização para tarefas manuais. Assim, você melhora a sua gestão de folha de pagamentos e evita alguns equívocos.

2. Use uma conta separada

A folha de pagamentos pode exigir muita atenção para que não se tenham problemas que desmotivam os seus funcionários e causem prejuízo em sua empresa. Uma boa solução para garantir um bom gerenciamento é ter uma conta específica para esse fim.

Assim, você consegue realizar o pagamento das remunerações e benefícios de seus colaboradores com o uso de uma conta que difere dos demais compromissos da sua organização.

Com isso, pode-se acompanhar o fluxo de caixa e verificar oportunidades para investir na sua equipe. Além disso, fica mais simples identificar potenciais erros no pagamento da folha e, consequentemente, corrigi-los.

3. Evite passivos trabalhistas

Quando há uma demissão em sua empresa sem o planejamento necessário e em caso de erros, é possível que ocorram passivos trabalhistas. Assim, você acaba gastando recursos importantes que prejudicam os resultados da sua empresa e acabam comprometendo a saúde financeira do negócio.

Dessa forma, ter uma boa gestão da folha de pagamentos e monitorar as obrigações que você tem junto aos colaboradores é essencial para que isso não ocorra. Portanto, vale atentar aos pagamentos necessários em casos de rescisão trabalhista para que tudo saia conforme a lei.

Além da boa gestão da folha, é fundamental disponibilizar um ambiente de trabalho adequado, fazer o gerenciamento do pagamento de impostos e ter boas ferramentas a fim de não enfrentar situações preocupantes em seu negócio.

4. Automatize os pagamentos

Investir em boas ferramentas garante que sua empresa tenha uma boa gestão da folha de pagamentos. Por exemplo, por meio de um ERP é possível encaminhar todas as obrigações junto às autoridades, como e-Social, guias de pagamento de impostos e muito mais.

Com soluções adequadas, os cálculos da folha também são realizados de forma simples e diminuindo os erros que são cometidos quando não se tem um sistema adequado. Assim, vale a pena investir em tecnologia e automatizar os pagamentos e o cálculo da folha. Dessa forma, você pode focar na parte estratégica e garantir funcionários motivados no ambiente de trabalho.

Quais são os benefícios de fazer a gestão de forma eficaz?

Cabe ao setor de RH a responsabilidade de controlar o registro de dados na folha de pagamento, bem como garantir que as informações lançadas concordam com a realidade.

Melhora o engajamento da equipe

Com uma boa gestão da folha, você garante redução nos erros e faz o pagamento de forma adequada. Além disso, pode encontrar formas para investir em benefícios para os funcionários, como vale-alimentação, opções para transporte e muito mais.

Assim, os membros da equipe trabalham muito mais motivados, melhorando os resultados que sua empresa alcança. Também é viável atrair talentos que vão agregar valor em sua organização.

Reduz gastos

Por meio de um ótimo controle dos registros em folha de pagamento, você consegue evitar que erros ou equívocos sejam encaminhados para os órgãos reguladores. Isso significa que há menores riscos de multas ou qualquer tipo de sanção por parte de alguma entidade pública.

Por meio do recolhimento correto de impostos e repasse de benefícios, também há menores chances de problemas trabalhistas com a equipe. Desse modo, a empresa cumpre com todas as suas responsabilidades e não há preocupações relacionadas ao aspecto legal do seu relacionamento com os colaboradores.

Viu como a gestão de folha de pagamento é importante para que a empresa tenha sucesso? Além de reduzir o trabalho e os problemas internos que podem surgir por conta de erros, os cuidados na criação desse documento garantem a satisfação e a confiança dos colaboradores.

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