O reembolso de despesas está muito atrelado ao contexto de viagens corporativas. No entanto, também se tornou comum com a popularização do home office. Assim, além de desenvolver uma política alinhada com a realidade da empresa, é preciso desburocratizar o processo para deixá-lo mais ágil e, ao mesmo tempo, seguro e eficaz.
Deseja saber mais sobre como fazer o reembolso de despesas corretamente? Então continue lendo este artigo, pois vou te contar a seguir!
O que é e quando fazer o reembolso de despesas?
O reembolso de despesas consiste na justificativa dos gastos que os funcionários tiveram fora do local de trabalho, mas a serviço da companhia. Em outras palavras, por meio desse procedimento, o funcionário é ressarcido.
Entre as situações em que é necessário reembolsar as despesas dos colaboradores, destaco as seguintes:
- viagens a trabalho;
- visitas a clientes;
- almoços de trabalho;
- trabalho em home office.
Quando o funcionário viaja a serviço da empresa, por exemplo, ele tem vários gastos, como:
- transporte;
- diárias de hotel;
- aluguel de carro;
- etc.
Quais as dicas para descomplicar a gestão de reembolso?
Para te auxiliar a descomplicar a gestão de reembolso das despesas dos seus funcionários separei cinco dicas práticas:
1. Tenha uma política clara de reembolso
Em primeiro lugar, desenvolva uma política de reembolso clara e concisa. Isso protegerá sua empresa de possíveis problemas legais relacionados a despesas, além de dar aos funcionários uma melhor compreensão do que se espera deles ao enviarem um relatório de despesas. Assim, ambas as partes ficam legalmente protegidas.
2. Faça uma lista do que é reembolsável
A próxima dica fundamental é providenciar uma lista com todos os itens que podem ser reembolsados. Vale a pena separar cada item por categorias, para facilitar o entendimento dos gestores sobre seção e colaboradores. Com essa atitude, todo o processo se torna mais eficiente.
3. Exija documentos comprobatórios
Certifique-se de verificar toda a documentação de apoio antes de aprovar quaisquer despesas de reembolso, como recibos, faturas, etc. A ideia é garantir que todos os custos sejam legítimos e documentados com precisão.
Nesse sentido, vale a pena criar um modelo de recibo de reembolso para coletar as assinaturas dos colaboradores que serão reembolsados. Essa é uma ótima maneira de controle e de garantir a segurança jurídica na ocorrência de processos trabalhistas.
Nesse recibo, deve ficar discriminado tudo o que foi reembolsado. Com isso, o empregador terá a comprovação de que o dinheiro foi devolvido e que, dessa forma, sua empresa não está devendo ao colaborador.
4. Tenha uma comunicação transparente
Comunique-se regularmente com seus funcionários sobre o status de seus relatórios de despesas. Essa prática ajudará a evitar surpresas ou atrasos no reembolso dos custos incorridos.
5. Invista em soluções especializadas
Algumas das soluções assertivas estão abaixo!
Salvar informações na nuvem
Automatizar para agilizar as operações da empresa e salvar as informações na nuvem é outra dica de ouro. Assim, com o software certo instalado, você economiza tempo e dinheiro, bem como melhora sua eficiência e produtividade.
Um sistema eficiente traz diversas vantagens, como:
- calcular a quilometragem percorrida;
- eliminar o uso de papéis;
- reduzir o tempo de preenchimento de documentos;
- facilitar a localização dos documentos.
Usar cartões de benefícios
Os cartões de alimentação, combustível, entre outros, por exemplo, são ferramentas úteis para os gestores controlarem despesas e reembolsos.
A empresa pode solicitar que os cartões venham em nome da empresa, fornece acesso ao aplicativo da companhia, onde o gerente pode acompanhar todas os gastos.
Os cartões da Eucard, por exemplo, oferecem vários benefícios, a depender do tipo de cartão, veja cada um deles!
Alimentação
Substitui a cesta básica e trás vantagens contábeis.
Refeição
Diminui os custos com a folha de pagamento e trás liberdade de escolha aos colaboradores.
Multi
Sinônimo de “Benefício Flexível” permitindo:
- saques;
- transferências;
- pagamento de boletos;
- recarga para celular e outras vantagens.
Neste post, você viu em quais ocasiões os colaboradores devem ser ressarcidos e, principalmente, quais as dicas para que o reembolso de despesas seja feito de forma eficaz e beneficie a todos: funcionários e empresas.
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