A sustentabilidade nunca esteve tão em alta quanto agora. Hoje, profissionais e consumidores buscam por organizações que estejam atentas ao meio ambiente, adotando práticas e ações que interferem de forma positiva na sociedade como um todo. Dessa forma, uma das estratégias que podem ser adotadas é a de se tornar uma empresa paperless.
Trata-se de um conceito bastante simples: em uma tradução literal, significa sem papel. São medidas a serem adotadas que vão reduzir ou até mesmo eliminar o uso de papel nas diferentes áreas e, assim, reduzir gastos e ser uma empresa mais sustentável.
Neste material, a gente traz algumas dicas para que a sua empresa se torne uma. Confira!
Digitalizar documentos existentes
O primeiro passo é a digitalização de documentos. Essa estratégia não apenas impacta de forma positiva o baixo consumo de papel, como também contribui para a redução dos espaços utilizados pelo negócio (que não precisarão mais contar com ambientes especialmente utilizados para armazenamento de notas, contratos etc.), além de trazer mais segurança.
A partir do momento em que todas as documentações estão na nuvem, qualquer profissional que tenha acesso autorizado pode acessar de onde quer que esteja, o que contribui para que a organização se expanda para outras regiões e possibilite às gestões ter mais autonomia em casos específicos (quando estiver em viagem de trabalho, por exemplo).
Fazer a gestão de documentos online
Quando mencionamos sobre digitalização de documentos, não estamos ressaltando apenas sobre a importância de os arquivos estarem em nuvem, como também toda a gestão precisar estar no âmbito digital.
Isto é, a partir do momento em que você arquiva esses materiais em uma ferramenta própria para isso, a assinatura de novos contratos de colaboradores, de fornecedores e de clientes será toda online, o que possibilita ampliar o número de contas fechadas em sua empresa, além de contribuir para o trabalho híbrido ou remoto, caso seja do seu interesse.
Conscientizar o time sobre o conceito paperless
Ser uma empresa paperless vai além da gestão. Em todos os âmbitos, as pessoas precisam ser conscientizadas sobre a sustentabilidade e a importância de reduzirem o consumo. Na cozinha (limpar as mãos depois de lavar, por exemplo), no banheiro, enfim, independentemente de qual seja a atividade, é preciso haver o consumo consciente.
Por essa razão, estimulamos que haja uma campanha para que as pessoas entendam sobre essa necessidade e conheçam de perto quais são as ações que vêm sendo tomadas pelo seu negócio. Dessa forma, elas passam a entender que as suas funções são parte desse todo e contribuem para gerar um impacto ainda maior.
Promover uma cultura sustentável
Tudo isso será possível a partir do momento em que a empresa consiga promover uma cultura sustentável, alinhada à transformação digital e com processos reestruturados e alinhados com base na tecnologia, nas novas ferramentas disponíveis e nas soluções já existentes no mercado.
Para se tornar uma empresa paperless, o ideal é iniciar as atividades por meio da digitalização dos documentos. A partir daí, entenda quais são as áreas que mais consomem e faça campanhas de acordo com as necessidades de seu negócio.
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