Há práticas que podem ajudar o setor de RH a entender como fazer folha de pagamento e evitar erros comuns nesse processo, como aqueles relacionados ao cálculo, informações equivocadas e inadequações à legislação trabalhista. A boa notícia é que as soluções envolvem, basicamente, noções de organização e muito comprometimento da equipe.
A folha de pagamento é um documento obrigatório que deve ser gerado mensalmente pelo setor de Recursos Humanos. Ele registra informações específicas sobre o rendimento de cada colaborador, remunerações adicionais, descontos e o valor líquido do salário. Se você quer saber como fazer a folha de pagamento, acompanhe as dicas deste post.
Em primeiro lugar, é importante saber a importância de um controle rígido e eficiente da folha de pagamento. Para as empresas, o controle ajuda a comprovar as deduções de impostos e benefícios, além de controlar o fluxo de caixa, evitando a necessidade de pagar multas e indenizações por inadimplência ou passar por processos trabalhistas.
Por outro lado, a folha de pagamento permite ao colaborador a comprovação de renda para aberturas de crédito e financiamentos, além de ser um documento exigido na hora de solicitar o pedido de aposentadoria.
Alguns erros podem prejudicar o andamento desse processo, como fazer registros manuais, colocar a categoria errada do colaborador na folha e errar nos cálculos. Para evitar situações dessa natureza, separamos algumas dicas a seguir. Confira!
Tenha um planejamento
É preciso estabelecer uma rotina com a equipe responsável, que apresente prazos para reunir todas as informações e documentos necessários (como registros de pontos e atestados médicos), além de seguir as etapas do cálculo da folha de pagamento:
- enquadrar os colaboradores em suas categorias;
- analisar a folha de ponto da equipe (registro das horas trabalhadas, horas extras e faltas);
- fazer o registro de descontos de encargos sociais, como o INSS e FGTS;
- considerar a inclusão de benefícios legais, como vale-alimentação, refeição e transporte;
De acordo com as etapas, vale ressaltar que algumas informações são obrigatórias, portanto, devem constar no documento: cargo, função e categoria do colaborador, deduções do INSS, FGTS e benefícios, número de dias trabalhados, horas extras, valor líquido e bruto do salário.
Classifique as categorias
Cada colaborador tem uma categoria que precisa constar na folha de pagamento. Por exemplo, o profissional pode ser freelancer, estar em regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) ou ser PJ (Pessoa Jurídica), definições que estão ligadas a certos benefícios ou descontos no salário. Isso deve estar de maneira clara na folha.
Conheça os tributos
Os impostos devidos e descontos variam de acordo com a categoria do colaborador. Por isso, é importante que o setor de RH confira as alterações de alíquotas que incidem sobre o INSS, RAT (Risco Ambiental do Trabalho), IR (Imposto de Renda) e FGTS. Erros na apuração de qualquer valor nos tributos pode gerar prejuízos financeiros, como valores maiores em pagamentos ou processos trabalhistas.
Automatize os processos
Para saber como fazer folha de pagamento, você precisa ter em mente que isso requer cuidados minuciosos, ou seja, detalhes que podem facilmente passar despercebidos quando estão totalmente nas mãos de uma equipe. O ideal é que nem todos os processos sejam feitos de maneira manual. Um software de gestão de RH pode otimizar tarefas repetitivas e eliminar erros a partir do cruzamento automático de dados.
Dessa forma, a equipe responsável pela gestão de pessoas ganha em produtividade. Com a otimização do tempo de trabalho, os profissionais podem se dedicar a questões mais estratégicas da empresa, que impactam diretamente o desempenho dos colaboradores e o clima organizacional.
Vale ressaltar que não existe um modelo ou modelos de folha de pagamento. Então, os responsáveis por essa etapa devem se adequar à realidade da empresa, apresentar os dados indispensáveis na folha de pagamento e considerar a Convenção Coletiva de Trabalho.
De modo geral, é importante que o RH consiga automatizar a elaboração da folha de pagamento para evitar o máximo de erros e reclamações trabalhistas para a empresa. Dessa forma, o setor otimiza o processo e mantém uma boa relação com os colaboradores ao saber como fazer folha de pagamento da forma adequada.
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