O valor total do custo de funcionários gera um impacto decisivo no orçamento das empresas. Com esse número na ponta do lápis, é possível ter uma previsibilidade de gastos e se preparar para quaisquer adversidades durante o tempo de permanência de um colaborador na sua empresa.
O erro de muitos gestores é considerar apenas o salário bruto no total de custos de funcionários, deixando de lado todos os encargos trabalhistas e as despesas adicionais que, mês a mês, afetam o orçamento geral do negócio.
Neste post, vou explicar todos os fatores a serem considerados nos custos de funcionários e como fazer esse cálculo. Confira e tire suas dúvidas!
O que considerar ao calcular o custo de funcionários?
O custo total de um funcionário é a soma da sua remuneração mais quaisquer despesas adicionais que a empresa acumule como resultado da contratação. Abaixo, vou contar quais são esses extras.
Regime tributário da empresa
Os encargos trabalhistas que uma empresa tem com a manutenção do funcionário dependem, principalmente, do regime tributário no qual ela se encaixa. No Brasil, existem três opções: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.
Simples Nacional
As empresas cadastradas no Simples Nacional têm receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Esse regime foi criado para facilitar a vida de microempreendedores e pequenos empresários, pois os tributos pagos por eles são diferenciados em comparação com as grandes empresas.
De acordo com a legislação, as empresas enquadradas no Simples Nacional não pagam encargos referentes ao INSS patronal, salário-educação, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições ao Senai, Sesi, Sebrae ou Incra.
Veja quais são as porcentagens sobre o salário de cada encargo:
- Férias — 11,11%;
- 13º salário — 8,33%;
- FGTS — 8%;
- FGTS/Provisão de multa para rescisão — 4%;
- Previdenciário sobre 13º/férias/DSR — 7,93%.
Essas porcentagens mostram que mais de 40% dos custos de um funcionário não estão relacionados ao salário bruto, mas aos encargos sociais e trabalhistas.
Lucro Real e Lucro Presumido
As empresas do Lucro Presumido são aquelas que faturaram anualmente até R$ 78 milhões. Acima desse valor, a empresa é obrigada a responder ao regime tributário do Lucro Real.
Nos dois casos, as empresas têm as mesmas obrigações tributárias do Simples Nacional, mas precisam arcar com um acréscimo da alíquota de terceiros (Incra, Senai, Sesi ou Sebrae), o INSS patronal e outros encargos que não existem no referido regime.
Na lista abaixo, veja todos os encargos e suas respectivas porcentagem sobre o salário bruto do funcionário.
- Férias — 11,11%;
- 13º salário — 8,33%;
- INSS — 20%;
- Seguro acidente de trabalho (SAT) — 3%;
- Salário-educação — 2,5%;
- Incra/Senai/Sesi/Sebrae — 3,3%;
- FGTS — 8%;
- FGTS/Provisão de multa para rescisão — 4%;
- Previdenciário sobre 13º/férias/DSR — 7,93%.
Em resumo, o regime tributário é o principal fator na hora de fazer o cálculo dos custos de funcionários, porque indica boa parte das despesas que a empresa tem com os encargos trabalhistas.
Despesas com benefício corporativo por funcionário
Os benefícios obrigatórios e os adicionais também precisam ser contabilizados no total de custos dos funcionários. Mesmo que um benefício seja “simbólico” e não pareça interferir no orçamento, ele precisa ser registrado como uma despesa na soma.
Além do vale-transporte (benefício obrigatório em contratação CLT), a empresa pode oferecer vale-alimentação, vale-cultura e benefícios flexíveis de acordo com as principais necessidades e expectativas dos funcionários.
Gastos com treinamento
Para integrar novos funcionários à rotina da empresa e garantir a retenção de talentos, é preciso oferecer a cada um dos profissionais a oportunidade de cumprir com suas responsabilidades da maneira mais eficiente.
É um esforço que envolve, na maioria dos casos, o investimento em capacitação: oficinas, palestras com especialistas, cursos online e certificações. Porém, tudo isso tem um custo que deve ser registrado.
Como calcular o custo de funcionários?
Para calcular o custo de funcionários, basta fazer uma conta de soma simples. É necessário somar o salário bruto mais todas as despesas adicionais que a empresa tem para a manutenção do profissional.
Para ficar claro, vamos ver um exemplo de quanto é o custo mensal de um colaborador contratado no regime CLT, considerando o salário e todas as despesas adicionais.
Digamos que a sua empresa tenha contratado um funcionário que ganha o salário bruto de R$ 2 mil. Além da remuneração mensal, existem os custos extras para mantê-lo no seu quadro. Nesse exemplo, vamos considerar que sua empresa se encaixa no regime tributário do Simples Nacional. Então, parte das despesas adicionais inclui:
- Fração de férias — R$ 220,00 (11%);
- Fração de 13º salário — R$ 166,60 (8,33%);
- FGTS — R$ 160,00 (8%);
- FGTS/Provisão de multa para rescisão — R$ 80,00 (4%);
- Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado – DSR) — R$ 158,60 (7,93%).
Considerando que a sua empresa também oferece vale-transporte (6% do salário) e vale-alimentação (até 20% do salário), vamos supor que sejam oferecidos para o funcionário o vale-transporte de R$ 120,00 e o vale-alimentação de R$ 300,00 (15% do salário).
Nesse exemplo, ela precisa desembolsar, além do salário bruto de R$ 2 mil, o valor de R$ 1.155,20 para a manutenção do colaborador. Logo, o total de gasto com ele é de R$ 3.115,20. Soma-se a esse valor custos com capacitações, caso a empresa tenha um orçamento dedicado a esse investimento.
Como planejar e otimizar o custo de funcionários?
Existem várias maneiras de reduzir efetivamente os custos com funcionários na sua empresa. Confira algumas dicas abaixo.
Encontre o regime tributário adequado
Muitas empresas poderiam estar encaixadas no Simples Nacional e não estão, o que pode acontecer por causa de atraso no repasse de tributos. Como consequência, a empresa acaba gastando mais do que deveria com encargos trabalhistas. Isso, por si só, pode onerar seu orçamento com os funcionários.
Então, em primeiro lugar, certifique-se de que a sua empresa está no regime tributário adequado. Pode ser necessário ter o auxílio de um contador de confiança para verificar essa questão e identificar se é possível reduzir alguns encargos trabalhistas.
Tenha uma gestão estratégica dos benefícios corporativos
Uma gestão estratégica dos benefícios corporativos é fundamental para que a empresa tenha o real controle sobre quanto gasta com essas despesas. Isso envolve, por exemplo, entender quais são as demandas dos funcionários para evitar gastos com benefícios pouco aproveitados pelas equipes.
Automatize as tarefas repetitivas
A tecnologia, quando usada de modo eficaz, pode diminuir bastante os custos trabalhistas de uma empresa. Com softwares que utilizam inteligência artificial, por exemplo, os empresários podem automatizar tarefas repetitivas e burocráticas.
É uma oportunidade para reduzir o risco de retrabalhos por causa de erros humanos e permitir que os funcionários realizem tarefas mais estratégicas, que dependem mais da interpretação e análise de dados. Essa mudança, por si só, economiza um dinheiro que, normalmente, teria sido gasto para operar processos burocráticos de forma manual.
Chegamos ao final do guia sobre os custos de funcionários. Espero que você tenha compreendido os fatores que interferem nas despesas totais com os trabalhadores e como otimizá-las no orçamento geral da empresa.
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